¿Te gustaría tener una guía eficaz para implementar un ERP con éxito? Hoy en día, debes saber muy bien cómo llevar a cabo un proyecto como este, de otro modo, solo verás el fracaso y pérdida de tu inversión.
De hecho, investigaciones realizadas por TEC demuestran que el 50% de implementaciones ERP fallan la primera vez.
Sin embargo, una buena estrategia te ayudará a gozar de una implementación exitosa. A continuación te mostraremos cuáles son las etapas de una implementación ERP que te llevará a éxito.
1. Análisis de la situación de de la empresa
La primera etapa que se lleva a cabo al implementar un ERP es el análisis del proyecto y de la situación de la empresa. No es bueno instalar un sistema de gestión empresarial de buenas a primeras, ya que tu negocio tiene necesidades específicas que deben solucionarse.
Es aquí cuando tu partner de implementación ERP (proveedor) debe estudiar con detalle toda la empresa. Esto incluye sus procesos, tecnología, desafíos y cualquier otro asunto que provea información útil, como por ejemplo:
– ¿Existen desafíos y retrasos en la cadena de suministros?
– ¿La salud financiera está en mal estado?
– ¿El negocio tiene problemas de inventario?
El propósito de este análisis es identificar qué solución ERP es la mejor para el negocio. Puesto que un sistema de gestión empresarial ofrece diferentes módulos, tener esta información te ayudará a encontrar las herramientas y funcionalidades que necesita tu empresa.
Esta fase será más fácil si trabajas en conjunto con tu proveedor, puesto que así avanzarán más rápido y tendrán más precisión para diseñar una implementación exitosa.
2. Desarrollo del plan para la implementación
Luego del análisis de la situación de la empresa, el segundo paso es la creación y desarrollo del plan para implementar un ERP.
Esta fase consiste en elaborar un cronograma de actividades que se llevarán a cabo durante todo el tiempo del proyecto. Estas actividades pueden ser el realizar copias de seguridad, migración de datos, entre otras cosas según las necesidades actuales.
Para crear un plan efectivo debes asegurarte de que este tenga:
– Un cronograma completo de actividades con fechas.
– Asignaciones específicas para cada participante.
– Los tipos de recursos técnicos y humanos que se necesitan.
Además, es importante que establezcas un equipo de implementación eficaz que se encargue de llevar a cabo el proyecto y supervisar cada etapa. Un grupo designado para este proyecto será muy útil para asegurar el éxito.
Si no sabes como crear tu propio equipo, hemos preparado un artículo donde te explicamos qué personas deben formar parte de él.
3. Implementación y configuración del nuevo sistema
Luego del análisis de la situación de la empresa y la creación del plan para implementar un ERP, es momento de comenzar la etapa de implementación.
En esta fase, es indispensable seguir cada pauta, fecha y actividad establecida en los pasos anteriores. Seguir al pie de la letra cada indicación aumentará mucho más las probabilidades de éxito. Además, hará que sea más fácil la supervisión y detección de problemas en caso de que surjan.
Esta etapa también se utiliza para validar el proyecto, es decir, para asegurarse de que todo se llevó a cabo con éxito y que la configuración sea la apropiada para la empresa.
4. Puesta en marcha del ERP
La cuarta etapa al implementar un ERP es la puesta en marcha. Esta fase tiene como propósito verificar que el nuevo sistema funcione, pero ¿Cómo se lleva a cabo?
El software ERP se pone a prueba en situaciones reales para ver si es capaz de funcionar como se debe. Esto con el fin de determinar si ofrece los resultados que el cliente espera.
Es importante que todo el personal y equipos involucrados en el proyecto de implementación participen activamente. Hacerlo de esta forma ayudará a garantizar el correcto funcionamiento, se detectarán inconvenientes a tiempo y se asegurará de que todo esté en orden antes de finalizar con la implementación.
5. Capacitación del personal
Llegados a este punto, el software ha sido instalado, la puesta en marcha se culminó y el equipo se ha dado cuenta de que el nuevo sistema está funcionando. Como siguiente paso al implementar un ERP, debes llevar a cabo la capacitación del personal.
La intención es mostrarle a tus empleados cómo utilizar esta herramienta para sacarle el máximo provecho. De este modo, no estarán perdidos ni se complicarán la vida tratando de adivinar como se usa.
Para ello, debes animar e invitar a todos a participar de las capacitaciones que se impartirán, y así, prepararse para obtener el dominio total en la última fase.
Luego de esto, existe una frase que debes tener en cuenta “la práctica hace al maestro”, y esto es lo que tiene que hacer tu personal. Si practican todos los días, reforzarán los conocimientos adquiridos, se volverán cada vez más diestros y no olvidarán lo aprendido en las capacitaciones.
6. Liberación del proyecto de implementación
Esta es la última etapa al implementar un ERP, y se le conoce como “liberación del proyecto” porque es cuando la empresa toma el control total del software pero con el apoyo del proveedor.
Es aquí donde empiezan a sacarle provecho para automatizar sus procesos y resolver los desafíos. Además, el equipo encargado se asegura de que todo esté funcionando como se espera que lo haga.
Esta es la etapa de mejora continua, donde el negocio empieza a ver los resultados que acompaña una implementación exitosa.
Como has visto, esto es todo lo que tienes que hacer para gozar de un proyecto ERP exitoso. Pero además, debes tener en cuenta que elegir el sistema de gestión empresarial y proveedor correctos es clave en el éxito que buscas. Por fortuna, cuentas con todo nuestro apoyo.
Te recomendamos las soluciones de Oracle NetSuite, ya que muchas empresas se han beneficiado de sus funcionalidades. Con respecto a la implementación, en Cloud Suite contamos con una amplia experiencia implementando la solución ERP de Oracle NetSuite. Como partner No. 1 en Latam de esta prestigiosa empresa, podemos asegurarte el éxito, así que contáctanos.