Muchos casos de implementación ERP terminan fallando porque las empresas no se preparan de la forma correcta. Estadísticas compartidas por Forbes nos dicen que el 75% de los proyectos ERP fallan.
Pero, ¿Por qué ocurre esto? Son muchos factores los que causan que los proyectos fallen, y uno de estos es la falta de un plan de gestión de riesgos o plan de respaldo.
A continuación te mostraremos qué es un plan de gestión de riesgos, por qué lo necesitas y cuáles son los posibles riesgos que pueden hacerte perder tu inversión.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos o un plan de respaldo es el proceso de identificar, evaluar, clasificar, monitorear y responder ante los factores que amenazan con impactar de forma negativa un proyecto empresarial. Teniendo esto en cuenta, también aplica para los proyectos de implementación ERP.
El propósito de este tipo de plan, es el de controlar y prevenir las posibles amenazas que pueden presentarse en cualquier parte del proceso. La idea es actuar de manera proactiva, es decir, con anticipación en lugar de dejar que los problemas ocurran y actuar después.
Un plan de gestión de riesgos tiene los siguientes objetivos:
- Identificar cuáles son los posibles riesgos a los que se expone la empresa y cuáles son sus consecuencias.
- Crear una respuesta ante los peligros y fortalecerla.
- Establecer niveles de riesgo óptimos.
- Tomar decisiones eficaces para reducir el impacto generado.
- Proteger los activos de la empresa.
El proceso de análisis y gestión de riesgos se lleva a cabo siguiendo tres etapas:
1. Detección de los posibles riesgos:
Es cuando la organización investiga con anticipación sobre los posibles riesgos que pueden presentarse. Ya que estamos hablando de proyectos ERP, es habitual que, a comienzos de estos, existan altas probabilidades de inconvenientes. Es por ello que debe plantearse justo al empezar una implementación.
2. Determinar cuál tiene más posibilidades:
Si bien pueden encontrarse varios peligros, algunos pueden ocurrir antes que otros. Es por ello que se debe determinar cuáles tienen una mayor posibilidad de ocurrir y priorizarlas.
3. Establecer las medidas de acción:
Con toda la información en mano, es momento de establecer las medidas que la empresa debe tomar, ya que estas pueden variar según la situación que se presente.
Importancia de un plan de respaldo o de gestión de riesgos
Ahora que conoces que es un plan de gestión de riesgos o de respaldo, es tiempo de saber por qué es importante. En otras palabras, te mostraremos qué beneficios puede obtener tu empresa al desarrollar uno.
1. Adaptabilidad a las circunstancias: Esto se refiere a que tú y el personal de la empresa sabrán qué acciones tomar ante diferentes situaciones. Es decir, en lugar dejar que los problemas los dominen, sabrán qué tipo de comportamiento deben adoptar, las medidas y pautas que deben seguir y cómo iniciar el proceso de minimizar el impacto.
2. Aumenta las probabilidades de alcanzar los objetivos: Un negocio que no esté preparado para afrontar y solucionar los riesgos de una implementación ERP, simplemente están más cerca del fracaso. Sin embargo, por medio de las medidas defensivas y anticipativas obtenidas por medio de un plan, aumentan las probabilidades de alcanzar los objetivos.
3. Fortalece la cultura empresarial: Esto ocurre gracias a la comunicación constante y procedimientos entre departamentos. Como resultado, la cultura empresarial es fortalecida, así como el trabajo en equipo.
4. Promueve la proactividad: La implementación de un plan de respaldo o de gestión de riesgos desarrolla una actitud proactiva en los empleados. Es decir, en lugar de trabajar de forma pasiva, los ayuda a estar atentos ante las posibles amenazas y a actuar sin perder el tiempo.
5. Facilita la toma de decisiones: Por supuesto que la toma de decisiones obtiene una mejora notable. Es normal sentirse alterado y con la mente nublada cuando ocurren emergencias, errores o problemas repentinos de cualquier tipo. Sin embargo, por medio de un plan la empresa puede tomar las mejores decisiones y agilizar el tiempo de respuesta.
Riesgos que pueden manifestarse en una implementación ERP
Ya conoces lo suficiente sobre un plan de gestión de riesgos o de respaldo, su importancia y cómo puede beneficiarte. Es momento de hablar sobre el tema que has venido, los riesgos que se presentan en una implementación ERP.
Una mala selección de la solución empresarial
Adquirir el software ERP equivocado es uno de los riesgos a los que se exponen las empresas. Esto puede ocurrir mayormente por falta de conocimiento sobre las diferentes soluciones del mercado, los módulos que integran, sus herramientas e incluso por no tener claros los objetivos empresariales.
Este último punto es importante, ya que si no es claro el objetivo que se desea alcanzar, el negocio puede terminar adquiriendo cualquier ERP.
Limitaciones del ERP
Es posible que en la puesta en marcha o en la fase de pruebas se encuentren limitaciones en el nuevo sistema de gestión. Este es un riesgo que puede presentarse, y que si no se soluciona a tiempo, en cualquier momento puede generar problemas de rendimiento más graves.
Esto puede ocurrir debido a que la solución en realidad no cumple con los requisitos locales, presenta discontinuidad en cuanto a funcionalidad o se requieren desarrollos adicionales.
Incumplimiento por alguna de las partes involucradas
Otro de los riesgos es que ocurra un incumplimiento por alguna de las partes involucradas. Por ejemplo, el contratante puede quedarse sin presupuesto, y por ende, se ve imposibilitado para realizar los pagos correspondientes.
Por otro lado, otro de los incumplimientos podría ser que el proveedor del servicio no cumpla con las horas de ejecución del proyecto. La irresponsabilidad o falta de ética laboral es algo que puede surgir y perjudicarte.
Plan de implementación poco claro
Por último, un plan de implementación poco claro por parte de la empresa y del proveedor ERP es otro de los causantes de riesgos y problemas significativos. Cuando esto ocurre, los procedimientos, fases, responsabilidades y otros aspectos no están bien definidos, y por ende, el proyecto se dificulta o fracasa.
Debes estar atento a cada uno de estos riesgos y saber que estos no son todos. Según tus circunstancias, industria o estado actual, puedes experimentar otros no mencionados.
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